Configurable

Se adapta al proveedor y a la entidad

La misma plataforma sirve a cualquier contrato de suministro: se parametriza desde la propia aplicación, sin programar.

Para la entidad

Nombre, NIT, logo, colores y pie de página
Centros de costo con su presupuesto y su enlace
Periodos de pedido y plazos de entrega, urgencias y reclamación
Productos restringidos por centro de costo
Reportes globales para el supervisor del contrato

Para el proveedor

Catálogo con valor base e IVA discriminados
Prefijo propio en las notas de despacho
Consolidado por producto para alistar compras
Pedidos pendientes con alerta de vencimiento
Atención de novedades dentro de los plazos

Ciclo del pedido

Un semáforo para cada etapa

Cada cambio queda registrado con usuario, fecha, hora, estado y valor.

Solicitud registrada

El enlace pide contra su saldo; puede modificarla mientras no esté aprobada.

Pedido aprobado

El supervisor aprueba uno a uno o de forma masiva por periodo.

En preparación

El operador del proveedor alista los productos.

Despachado

Sale con su nota de despacho numerada.

Entregado

Inicia el plazo para verificar y reportar novedades.

Cerrado

El pedido termina correctamente; si hubo novedad, se resuelve antes.

Presupuesto bajo control: cada solicitud descuenta del presupuesto del centro de costo y el sistema no permite pedir por encima del saldo disponible. Si un pedido se rechaza, su valor vuelve al saldo.

Roles

Cuatro actores, una sola plataforma

Administrador

Configura la entidad, usuarios, centros de costo, catálogo, presupuesto, auditoría y respaldos.

Supervisor del contrato

Aprueba y consolida pedidos, sigue la ejecución presupuestal global y resuelve novedades.

Enlace del centro de costo

Pide, sigue y recibe los pedidos de su dependencia. Solo ve la información de su centro de costo.

Operador del proveedor

Prepara, despacha y entrega los pedidos aprobados; consulta el consolidado y lo pendiente.

Desde el celular

Pedir es tan fácil como hacer una compra en línea

Busque en el catálogo por categoría o nombre y ajuste cantidades.
Vea el total con IVA y el saldo disponible antes de registrar.
Siga cada pedido por los colores del semáforo.
Reporte faltantes o daños al recibir, dentro del plazo.
Instale la plataforma en el celular como una aplicación.

Registro de un nuevo pedido desde el celular (imagen ilustrativa)

Contratos y presupuesto

Valor inicial y adiciones; asignación, reducción y traslado entre centros de costo.

Periodos de pedido

Ventanas de fechas para pedir, con aprobación masiva y consolidación.

Importación masiva

Centros de costo, usuarios, productos y restricciones desde Excel o CSV.

Días hábiles

Plazos calculados sin fines de semana ni festivos de Colombia.

Reportes y consultas

Ejecución y comparación de presupuesto, consumo por producto, histórico y pendientes, en Excel y CSV.

Asistente virtual

Responde «mi saldo», «pedido 12» o «precio de resma», con preguntas frecuentes propias de la entidad.

Ayuda en cada pantalla

Un botón con el paso a paso de la pantalla en la que está el usuario.

Seguridad y respaldo

Bloqueo por intentos fallidos, cierre por inactividad, auditoría, copias de respaldo y paquete de entrega final.

¿Para quién es?

Para proveedores que ganan contratos de suministro con entidades públicas o empresas grandes, y para las entidades que quieren controlar el presupuesto de cada dependencia: contralorías, rama judicial, ministerios, gobernaciones, alcaldías, universidades y hospitales.

PQRSD SAE + NIIF

Solicitar demostración

Gestione su contrato de suministros sin papeles

La configuramos con la marca de la entidad, sus centros de costo y el catálogo del proveedor.

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